1. Seleccione un cliente. Desplácese a la parte Información de la pantalla para ver los datos de gestión de registros y enlaces para el cliente seleccionado.

3. Si el cliente está habilitado para división o departamento, también puede ver la información relacionada con estos niveles dentro del cliente. Seleccione una división o un departamento. Se aplican las siguientes limitaciones:

. Si el cliente está habilitado para división, se muestran todas las divisiones activas y se debe seleccionar una división para ver departamentos.

· Si el cliente no está habilitado para división, sino que está habilitado para departamento, se muestran todos los departamentos activos.

· Si el cliente no está habilitado ni para división ni para departamento, las secciones División y Departamento aparecen atenuadas.

4. Desplácese a la parte Información de la pantalla para ver los datos de gestión de registros y enlaces para la división o el departamento seleccionados.

Utilice esta funcionalidad para ver los datos de gestión de registros de clientes inactivos. Los clientes inactivos no pueden tramitar pedidos; sin embargo, pueden utilizar Gestión de registros de Iron Mountain Connect para buscar registros, realizar el seguimiento de los pedidos y ver el historial de cajas y expedientes. 

1. Seleccione un cliente.
2. Haga clic en la casilla de verificación Mostrar inactivos encima de la sección de cliente de la pantalla. 
3. Los clientes inactivos se muestran en rojo en la lista y se marcan como INACTIVO en el encabezado de la sección Información. Según el número de clientes, es posible que necesite usar la barra de desplazamiento para localizar los clientes inactivos en la lista.

Utilice esta funcionalidad para ver los datos de gestión de registros del departamento inactivo. Un departamento inactivo es uno en el que los clientes no pueden añadir registros; sin embargo, pueden ver el inventario y realizar pedidos de consulta y recogida de registros existentes. 

1. Seleccione un departamento.
2. Haga clic en la casilla de verificación Mostrar inactivos encima de la sección de departamento de la pantalla.
3. Los departamentos inactivos se muestran en rojo en la lista y se marcan como INACTIVO en el encabezado de la sección Información. Según el número de departamentos, es posible que necesite usar la barra de desplazamiento para localizar los clientes inactivos en la lista.

Vea de un vistazo las estadísticas de custodia mensuales de clientes, divisiones y departamentos de la organización.

Introduzca las direcciones de hasta tres usuarios que recibirán copias de TODAS las confirmaciones de pedidos generadas, independientemente del solicitante. 

1. Seleccione un cliente.
2. Haga clic en Editar.  Se abre la pantalla Editar mensajes de correo electrónico de confirmación de pedidos.
3. Introduzca los nombres y las direcciones de hasta tres usuarios que recibirán copias de TODAS las confirmaciones de pedidos generadas, independientemente del solicitante.  El nombre y la dirección son obligatorios en cada entrada.
4. Haga clic en Guardar.

Vea datos que ilustren el lugar que ocupa el cliente seleccionado, la división o el departamento dentro de la jerarquía global de la organización.  Los datos que se muestran aquí cambian en función del nivel de la organización seleccionado.

El enlace proporcionado en Perfil de dirección permite acceder a la pantalla Gestionar direcciones, donde puede ver, añadir y editar las direcciones de envío de este cliente.  Todas las direcciones se mantienen dentro de la selección de Gestionar direcciones para asegurarse de que están sincronizadas en todo el sistema. 

1. Seleccione un cliente.
2. Haga clic en el número de direcciones de envío.  Se abre la pantalla Gestionar direcciones. Consulte Creación de direcciones de envío para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo añadir, editar y ver las direcciones de envío.

Esta es la dirección a la que Iron Mountain envía por correo información de la compañía o facturas; esta dirección se asigna por defecto en función del nivel de remesas establecido en el perfil de cuenta. Como usuario administrativo, podrá ver y editar la dirección postal

Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Iron Mountain si necesita actualizar su dirección de facturación.

Los niveles de servicio son parámetros opcionales que se aplican cuando un cliente realiza una recogida, una recuperación o un pedido de suministros.  Un cliente puede tener los siguientes niveles de servicio:

Las prioridades del servicio garantizan el plazo dentro del cual Iron Mountain recogerá o entregará los pedidos que se reciban antes del tiempo límite establecido. Debe establecerse al menos un nivel de prioridad; las prioridades se muestran en la pantalla Detalles del carro.  Un cliente puede tener las siguientes prioridades.

El perfil de datos es un conjunto de parámetros que controlan el almacenamiento y la transmisión de registros.  Un cliente puede tener definidos los siguientes parámetros de perfil de datos:

Una división es una unidad organizativa definida por el cliente que puede constar de uno o más departamentos.  Los usuarios administrativos que tienen permiso para gestionar la división pueden crear divisiones para compañías que están habilitadas para divisiones.

1. Seleccione un cliente habilitado para división.  La pantalla se actualiza para mostrar los datos de gestión de registros y enlaces para el cliente seleccionado.

2. Dentro de la sección de división de la pantalla, haga clic en el enlace Crear nuevo.  Se abre la pantalla Crear división.

3. Introduzca un ID de división y un nombre de división.  El ID de división puede tener hasta 12 caracteres alfanuméricos; el nombre de división puede tener hasta 35 caracteres alfanuméricos y puede incluir caracteres especiales.

4. Haga clic en Guardar y cerraro haga clic en Guardar y añadir departamento.  La división creada se muestra en pantalla.

Un departamento es una subdivisión definida por el cliente de una organización.  Los usuarios administrativos que tienen permiso para gestionar el departamento pueden crear departamentos para compañías que están habilitadas para departamentos.

1. Seleccione un cliente habilitado para departamento.  La pantalla se actualiza para mostrar los datos de gestión de registros y enlaces para el cliente seleccionado.
2. Si el cliente está habilitado para división y departamento, seleccione una división. 
3. Dentro de la sección de departamento de la pantalla, haga clic en el enlace Crear nuevo .  Se abre la pantalla Crear departamento.
4. Introduzca un ID de departamento y un nombre de departamento. El ID de departamento puede tener hasta 12 caracteres alfanuméricos; el nombre de departamento puede tener hasta 35 caracteres alfanuméricos y puede incluir caracteres especiales.
5. Seleccione el formato de datos de los expedientes almacenados por este departamento:

· Si se hace un seguimiento de los expedientes, haga clic en Mostrar expedientes y seleccione el método de entrada en la lista desplegable.

· Si no se hace un seguimiento de los expedientes, haga clic en No mostrar expedientes.

5. Haga clic en Guardar y cerraro haga clic en Guardar y añadir departamento si necesita añadir varios departamentos a una misma división.  El departamento creado aparece en pantalla.